Comment et pourquoi évaluer la performance des projets ?
Planifier et organiser un projet sont des étapes importantes, mais vient un moment où il faut l’évaluer pour mieux le piloter et enfin le voir aboutir. Ce sont des étapes indispensables pour atteindre un objectif. Sans une planification rigoureuse, un plan préétabli clair et chiffré, la destination peut être très vite perdue de vue. Le stade de l’évaluation est nécessaire pour établir un état de la situation et ainsi aller de l’avant.
Des listes et des tableaux pour une bonne gestion de projet
Les premières étapes ont été de fixer des buts précis et détaillés. Des listes pour avoir une vision claire des différentes phases à parcourir ont été établies. Les objectifs généraux et les paliers intermédiaires ont été soigneusement réfléchis pour ne pas avoir à faire face à des imprévus. Pour arriver à un projet abouti et réaliste, il faut employer la méthode du triangle qui consiste en trois mots : qualités, coût, délais. Cette approche permet de voir avec précision les trois pôles importants d’un projet.
Après la conception, le pilotage
Si la préparation du projet a été bien conçue, il sera facile à piloter. À condition que les étapes importantes et intermédiaires aient été bien planifiées, les difficultés devraient être rares. Il ne faut jamais attendre la fin de l’entreprise ou une difficulté majeure sans évaluer au moyen d’étapes intermédiaires et d’indicateurs de performance le chemin parcouru. La méthodologie d’un projet doit être menée avec rigueur. Cela s’appelle des livrables intermédiaires. On peut prendre comme exemple l’achat de matériels, des commandes exécutées en temps et en heure, ou une demande de mise aux normes bien transmises. Ce pilotage et ces évaluations en cours de route sont effectués à l’aide de réunions organisées ponctuellement et régulièrement pour faire un état de la situation. Elle porte le nom de réunion de validation.
Chacun à son poste
Ces réunions d’évaluation sont tenues avec comme appui technique, les différents outils de pilotage de projet, que sont le cahier des charges du projet, les responsabilités diverses des uns et des autres listées, le travail a effectué, le budget, etc. Tous ces outils doivent être mis à jour à chaque groupe de travail pour pouvoir faire un état des lieux précis de l’avancement du projet. La méthode des indicateurs permet d’évaluer et de chiffrer avec exactitude le processus d’un projet, de voir clairement à l’aide de diagrammes et de statistiques si le projet est en bonne voie. Un autre volet très important d’un pilotage de projet est la gestion des risques. Il est indispensable de lister tous les risques conjecturaux et de leur attribuer des coefficients. Cela offre une vision de leurs possibles impacts sur le projet ou de la probabilité qu’ils surviennent en cours de route. Cela permet de les anticiper ou de les éviter. De nombreux outils d’analyse prospective sont à disposition pour bien piloter et évaluer un projet, matrice de décision, indice d’écarts, tableaux de bord de situation, etc. En conclusion, évaluer et piloter la performance des projets est primordial pour aboutir à un résultat positif. Ces différentes méthodes permettent d’anticiper les difficultés et d’être proactif.
